Na základě své mnohaleté zkušenosti v podnicích i úřadech jsem přesvědčen, že digitalizace a optimalizace podpůrných procesů firmy není méně důležitá, než digitalizace samotného výrobního procesu, či procesu poskytování služeb.
Mnoho větších i malých podniků se soustředí na digitalizaci předmětu svého podnikání. Zpravidla jde o hlavní výrobní proces, či poskytování služby. To je nepochybně potřebné, avšak chybou je postavit optimalizaci a elektronizaci podpůrných procesů na vedlejší kolej.
DLOUHÉ ČEKÁNÍ A ZBYTEČNÉ DOHADY
Právě podpůrné procesy nakonec často brzdí dodání výsledku a snižují spokojenost zákazníka. Vnímaná hodnota kvalitního výrobku nebo služby, je často snížena dlouhým čekáním zákazníka na informaci, nebo na nabídku z důvodu jejího pomalého interního zpracování a schvalování. Dalším nedostatkem může být neefektivní řízení servisních požadavků.
Současně se snižováním nákladů ve výrobě podniku, se vyplatí zlepšovat a elektronizovat i podpůrné činnosti. Zaměstnanci často stráví mnoho času telefonováním a přeposíláním e-mailů s mnoha přílohami, zbytečnými dohady o uložení aktuální verze dokumentace či nabídky. Také pro vývoj či inovace produktů a služeb, elektronická podpora a vedení tohoto procesu odstraní řadu neefektivit. Například nejasnosti ohledně autora, zadání, historie schválení, verzí a dokumentace požadavku a podobně.
BACKOFFICE USNADNÍ PRÁCI
Přitom elektronizace podpůrných procesů, tedy činností backoffice, může přinést velké zvýšení efektivity i bezpečnosti informací. Současně je mnohem jednodušší a po nákladové stránce levnější, než digitalizace výrobního procesu. Elektronizací a s ní souvisejícím narovnáním i zpřehledněním pracovních postupů, dostanete za málo peněz hodně muziky v každé oblasti. Může to být například řízení obchodu a zakázek, plánování výroby, řízení servisních požadavků, rozdělování úkolů a vykazování práce na zakázkách, řízení projektů a rizik, i další obecné interní procesy. Téměř každá organizace potřebuje řízení a sdílení dokumentace, elektronický podpis. Také workflow nástupu či výstupu zaměstnance. Vítaným vedlejším efektem je pak snadnější vyhovění standardům, legislativním a normativním požadavkům, jako jsou GDPR, QMS, či zlepšení zabezpečení informací proti chybám i útokům.
NEPLÝTVEJTE ČASEM
Čas vašich lidí je drahý nejen svými mzdovými náklady, ale i neobslouženými, tedy ztracenými příležitostmi. Neplýtvejte časem kreativního člověka na přenášení papíru z jedné strany chodby na druhou, zbytečným pročítáním e-mailů s neaktuálními přílohami, či čekáním na šéfa, než vám podepíše papír. Existuje řada lepších postupů a nástrojů, osvědčených v praxi.
Jak ale zvolit ty správné? Nejbezpečnějšího výběru docílíte, když si necháte předvést nejen nástroje, ale i zkušenosti potenciálního dodavatele s jejich implementací, integrací a vhledem do oblasti vašeho podnikání. Je možné postupovat krok za krokem, jednotlivými agendami, avšak s architektonickou vizí. Nebudujete vrabčí hnízdo, ale integrovanou a dlouhodobě udržitelnou infrastrukturu. Začněte ještě dnes. Není důvod odkládat.
Autor Mgr. Emil Vařeka, MBA, je zakladatelem a ředitelem společnosti Icontio.com (informační systémy a poradenství), Intelisens.eu (senzorické technologie) a spoluzakladatelem Simplecon.eu (aplikace internetu věcí IoT).
Současně je konzultantem a auditorem v oblasti ICT, informační bezpečnosti, procesů ITSM a QMS, hodnotitelem projektů bezpečnostního výzkumu ministerstva vnitra ČR.